Deutscher Gewerkschaftsbund

Das A und O der JAV-Arbeit

Richtig dokumentieren, nichts wegwerfen: Der alte Grundsatz "Wer schreibt, bleibt" gilt grundsätzlich auch für die Arbeit der JAV – sogar für ein einköpfiges Gremium.

Welche Unterlagen sollten gesammelt werden?
 Auf jeden Fall sind ausnahmslos die Protokolle sämtlicher Sitzungen der Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) aufzuheben. Um überhaupt rechtswirksam arbeiten zu können, müssen JAVen genau wie der Betriebsrat als Kollektivorgan Sitzungen zur Willensbildung durchführen.

Tipp: Sämtliche Unterlagen sollten archiviert und nicht etwa bei Amtsende gleich vernichtet werden. Auch eine neu gewählte JAV sollte, bevor der Schredder betätigt wird, vorhandene Unterlagen sichten – und prüfen, was noch alles Verwendung finden kann.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass über jede Sitzung eine Niederschrift zu fertigen ist. Mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und das Stimmenverhältnis sollte sie enthalten. Die Niederschrift ist von der oder dem Vorsitzenden und einem weiteren teilnehmenden JAV-Mitglied zu unterschreiben. Obligatorisch ist auch die Anwesenheitsliste; sämtliche Teilneh¬mer_innen dokumentieren ihre Präsenz per Unterschrift. Gebt euch bitte etwas Mühe: Auch für interessierte Dritte wie z. B. die nachgerückten Ersatzmitglieder sollte nachzuvollziehen sein, wie und warum die JAV was beschlossen hat.  Hinweis: Auch das einköpfige Gremium sollte Entscheidungen dokumentieren.  

Aufgehoben werden sollten:

  • Offizielle Anfragen und Aufforderungen aus dem Betrieb. Nicht vergessen werden sollten die Protokolle und eine Mitteilung der JAV über das Ergebnis eines Monatsgesprächs
  • Sämtlicher Schriftverkehr, insbesondere mit dem Betriebsrat und seinen Ausschüssen
  • Schriftverkehr mit der zuständigen Gewerkschaft
  • An den Arbeitgeber direkt gerichtete oder aber vom Arbeitgeber direkt erhaltene Schriftstücke
  • Alles, was im Zusammenhang mit einer Jugend- und Auszubildendenversammlung an Schriftverkehr angefallen ist – zumindest das offizielle Einladungsschreiben mit der Tagesordnung, weitere Einladungen, z. B. an die Gewerkschaft, und das erstellte Protokoll mit einer etwaigen Beschlussfassung der Versammelten
  • Unterlagen sämtlicher Betriebsversammlungen unabhängig davon, ob die JAV offiziell als Gremium vertreten war oder nicht
  • Ergebnisprotokolle von durchgeführten Sprechstunden
  • Befragungsaktionen der JAV-Wähler_innen sowie die Dokumentation von vorgenommenen Betriebsbegehungen
  • Beschwerden bzw. Anregungen von JAV-Wähler_innen
  • Flugblätter, Infos, Zeitungen.

 
Ob die oben dargestellten Schriftstücke letztlich in klassischer Schriftform oder auf elektronischen Wegen verbreitet werden, ist für das Aufbewahrungsgebot letztlich nicht entscheidend. In den Aktenschrank bzw. Speicher gehören selbstverständlich auch die für die Erfüllung der JAV-Aufgaben benötigten Unterlagen. Dazu zählen nicht nur Gesetzestexte, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Regelungsabreden, sondern auch die jeweiligen Ausbildungs- und Prüfungsordnungen sowie die Ausbildungsrahmen- und Ausbildungspläne.

Ordnung ist das halbe Leben. Die andere Hälfte wird archiviert
Sofern die JAV keine eigenen Räume hat, bietet es sich an, sämtliche Unterlagen im Betriebsratsbüro zu lagern. Das gilt natürlich auch für das sonstige Equipment, das der Arbeitgeber der JAV für deren Aufgabenbewältigung zur Verfügung stellen muss, etwa entsprechende Fachliteratur wie das Handbuch "Praxis der JAV von A bis Z".

Sollte man die Räume des Betriebsrats mitnutzen können, hat das natürlich den Vorteil, dass die JAV nicht nur die Bibliothek des Betriebsrats und die Zeitschriften nutzen kann, sondern auch auf die Unterstützung von dessen Hilfskräften zurückgreifen kann.

Achtung, aufpassen: Nicht wenige Dokumente, die die JAV aufheben muss, enthalten sensible Daten. Und das bedeutet: Unabhängig davon, ob die Dokumente klassisch auf Papier oder elektronisch abgespeichert werden, hat die JAV alles zu tun, dass Dritte darauf keinen Zugriff haben. Die gehen nur Angehörige des Gremiums und deren Ersatzmitglieder was an – also nicht mal die Betriebsratsmitglieder.

Da Datenschutz nun einmal ein hohes Rechtsgut ist, muss die JAV also alles tun, damit nur die entsprechend Berechtigten an diese Unterlagen kommen.

Mein Tipp: Lasst euch vom Arbeitgeber einen eigenen Aktenschrank zur Verfügung stellen. Wenn das nicht geht, schaut mal, ob ein Schreibtisch ein verschließbares Fach hat. Allerdings muss gewährleistet sein, dass man auch an die Unterlagen herankommt, wenn der JAV-Vorsitzende gerade mal verhindert ist.

Technik-Hinweis zur elektronischen Speicherung: Wer – wie heute üblich – Schriftverkehr, Dokumente und sonstige Unterlagen im Rechner speichert, muss ebenfalls aufpassen. Das Jugendgremium hat dafür zu sorgen, dass nur seine Mitglieder Zugriff auf die entsprechenden Dateien haben. Sofern der betriebsinterne Sachverstand für die Sicherung und den Zugriff nicht ausreicht, kann der Betriebsrat durchaus externe Sachverständige hinzuziehen.

Sollte die oder der JAV-Vorsitzende oder die jeweils zuständigen JAV-Mitglieder Unterlagen an ihrem Ausbildungs- oder Arbeitsplatz lagern, muss auch hier sichergestellt werden, dass Dritte keinen Zugriff haben.


(aus der Soli 3/14, Autor: Wolf-Dieter Rudolph)