Deutscher Gewerkschaftsbund

Sitzungsgestaltung

Wie macht man eine effektive Sitzung?

Wozu sind Sitzungen da?

Gute Sitzungen haben eine kontinuierliche SV- Arbeit zwischen den Sitzungen zur Voraussetzung. Sie dienen dazu, alle Beteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen, sich mit konkreten Problemen in der Schule auseinanderzusetzen oder Projekte vorzubereiten. Hier soll euch hauptsächlich Handwerkszeug an die Hand gegeben werden, das ihr bei Sitzungen nutzen könnt, um eure Vorhaben zu verwirklichen und dabei möglichst viele Leute zu beteiligen. Die Anwendung von Moderationsmethoden und Visualisierungstechniken hilft euch dabei.

Es gibt zwei Fallen, in die man auf jeder Sitzung tappen kann:

  • Die Beschäftigung mit Methoden statt Inhalten. Die Falle besteht darin, die Art und Weise der Bearbeitung von Inhalten wichtiger zu nehmen als die Inhalte selbst.
  • Das Vertagen von Problemen. In SVen kann man manchmal erleben, dass Sitzungen als Allheilmittel betrachtet werden. Tauchen Probleme auf, dann werden sie auf die Tagesordnung für die kommende Sitzung gesetzt - oft mit dem Effekt, dass keine Lösungen erarbeitet werden, sondern die Probleme ausgesessen werden und sich damit verschlimmern können. Let's go! -  Vorbereitung.

Planung

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Organisatorische Planung

Macht eine Checkliste, die man vor jeder SV- Sitzung durchgehen kann. Hier ein Vorschlag:

  • Datum mit relevanten Personen vereinbart
  • Raum: reserviert, groß genug für Teilnehmerinnen und Teilnehmer
  • Alle SVler, Delegierte der Lehrer-  und Elternvertretung, Vertrauenslehrerin und Gäste sind eingeladen (Einladung mit Ziel, Anfangs-  und Endzeiten)
  • Einladung am Schwarzen Brett angebracht
  • Relevantes Material zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt
  • Protokollant, Moderator, eventuell "Experten" für bestimmte Themen sind gefunden
  • Material: Visualisierungsmaterial (Stellwände, Moderationskarten, Eddings, Overhead- Projektor…) ist organisiert
  • Evtl. Materialen (Tischvorlagen, usw.) sind in ausreichender Stückzahl vorhanden
  • Raum ist für die Sitzung eingerichtet
  • Kekse und Getränke sind organisiert



Inhaltliche Planung

Am Anfang steht für die Schülersprecherin und ihre Stellvertreter die Einladung der Sitzung: Für eine gute Zusammenarbeit ist eine gute Einladung oft wichtiger als man denkt. Um mögliche Probleme und Unstimmigkeiten im Vorfeld zu minimieren, sind folgende Tipps vielleicht hilfreich:

  • Klarer Zeitrahmen (Uhrzeit für Anfang und Ende angeben)
  • Klare Tagesordnung
  • Brisanz darstellen (Warum ist es wichtig/interessant dass man kommt?)
  • Rechtzeitige Einladung (Einladungsfristen einhalten, Ferien, Feiertage und andere mögliche "Terminblocker" bedenken)
  • Evtl. auch mehrfach einladen
  • Einladungsrückmeldung (bei wichtigen Treffen)
  • Kontaktdaten für Rückfragen
  • Tipps für die Vorbereitung (Was sollten die Teilnehmer vorher lesen, wozu sollten sie sich Gedanken machen?)
  • Raum für neue Themen geben (besonders wichtig in Gruppen, die sich nicht gut kennen oder wenn neue Leute dazu kommen)



Sitzungsziel und Dramaturgie

Jeder ärgert sich, wenn auf Sitzungen Zeit verschwendet wird ohne dass etwas dabei herauskommt. Steht das Erreichen eines für alle wichtigen Ziels im Mittelpunkt der Sitzung, kann das hingegen eine große Motivation für eure SV darstellen. Nehmt euch deshalb während der Vorbereitung für jede Sitzung Zeit, über ihr Ziel nachzudenken: Redet mit möglichst vielen SVlern, findet heraus, was im Moment für die SV besonders wichtig ist und schreibt das fertige Sitzungsziel in die Einladung, damit sich alle SVler vorbereiten können!

Ziele beschreiben Zustände in der Zukunft, sind konkret, umsetzbar und überprüfbar. Beispiel: "Nach der Sitzung haben wir die Projektwoche genau geplant: Themen, Zeitplan, Finanzierung und das Orgateam stehen fest."

Wenn Ziel und Rahmenbedingungen klar sind, könnt ihr euch den genauen Ablauf der Sitzung mit Zeiten, Methoden, Verantwortlichen und Material überlegen. Macht euch eine so genannte "Dramaturgie" zu jeder SV- Sitzung.

Geht den Ablauf am Schluss noch mal aus Sicht der Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch: Wenn ihr Teilnehmer bei dieser Sitzung wärt, würde euch der Ablauf so gefallen? Könntet ihr mit den Methoden arbeiten? Wechseln sich zum Beispiel Zuhör-  und Arbeitsphasen ab.

Ablauf

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Einsteigen

Diese Phase beginnt, wenn die erste Teilnehmerin den Raum betritt. Sie schließt die Begrüßung und die Vorstellung des Zieles und des Ablaufes ein. Wenn ihr euch die ersten Male nach der Neuwahl trefft, kann es vielleicht Sinn machen, ein Kennenlernspiel zu spielen, um ein Gruppengefühl zu erzeugen. Viele Spiele gibt es auf: www.sv- tipps.de. In dieser Phase könnt ihr alle Teilnehmer bitten, sich Namensschilder zu machen, und eine Teilnehmerliste mit Platz zum Eintragen von Telefonnummern und Email- Adressen durchgeben.

Themen sammeln

Fragt die Anwesenden, ob sie dem Ablauf einen Punkt hinzufügen wollen. Ermuntert sie, von Problemen oder nachahmenswerten Projekten zu berichten oder andere Themen auf den Tisch zu bringen, die ihnen wichtig sind.

Themen bearbeiten

Nichts ist schlimmer als lange Diskussionen im Plenum, die nur wenige SVler angehen. Überlegt euch genau, an welchen Themen die ganze SV zusammen arbeiten muss, und wo andere Arbeitsformen besser geeignet sind. Hier einige Beispiele:

  • Plenumsdiskussion:
    Formuliert eine konkrete Fragestellung und schreibt sie für alle gut sichtbar auf, zum Beispiel: "Wollen wir dieses Jahr Projekttage organisieren?" Achtet darauf, dass alle zu Wort kommen können und führt eine Redeliste, wenn es nötig ist. Visualisiert die verschiedenen Ideen, achtet darauf, dass eure SV beim Thema bleibt. Fasst nach gegebener Zeit die verschiedenen Vorschläge zusammen und entscheidet anschließend gemeinsam.
  • Kleingruppen:
    Gerade wenn es viele Themen zu bearbeiten gilt, ist es oft sinnvoll, kleine Gruppen zu verschiedenen Fragestellungen zu bilden. Mit einer Kartenabfrage kann man die Themen sammeln, die die SV dieses Jahr bearbeiten will. Nach dem Gruppieren kann sich jede Gruppe mit einer Überschrift befassen. Diese Arbeitsgruppen können das ganze Schuljahr bestehen, ihre Zwischenergebnisse in jeder Sitzung präsentieren und die gesamte SV bei wichtigen Fragen entscheiden lassen. Bei Arbeit in Kleingruppen ist es besonders wichtig, den Arbeitsauftrag schriftlich zu formulieren und die vorgesehene Zeit anzusagen.
  • Ergebnisse sichern:
    Verabredungen, die nicht festgehalten werden, gehen verloren. Deshalb ist es nach dem Bearbeiten der Themen wichtig, alle Vereinbarungen festzuhalten. Ein Maßnahmenplan ist eine einfache Methode, die sich dafür besonders gut eignet. Er hält tabellarisch fest, wer was bis wann macht. Maßnahmepläne könnt ihr zum Beispiel an der Tafel für alle visualisieren. Hier ein Beispiel:
  • Abschließen:
    An den Schluss jeder guten Sitzung gehört Feedback. Beim Feedback können alle den Moderatoren eine Rückmeldung geben, wie sie die Sitzung empfunden haben. Wenn alle das Feedback ernst nehmen, müssen sich Fehler und Probleme nicht wiederholen.

Nachbereitung

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Protokoll

Ein gutes Protokoll ist keine lästige Formalie, sondern ein wichtiges Arbeitsinstrument. Damit die wertvollen und hart erarbeiteten Ergebnisse eines Treffens nicht verloren gehen, ist es sinnvoll, auf ein gut geführtes Protokoll zu achten. Man weiß, an wen man Nachfragen richten kann (z.B. wenn man selbst nicht da war) und wer welche Aufgaben übernommen hat. Das ist für ein gutes Protokoll wichtig:

  • Anwesenheit: Wer war da, in welcher Funktion? Gebt am Besten eine Liste rum!
  • Datum und Ort des Treffens
  • Tagesordnung
  • Auf Wesentliches beschränkt
  • Im Präsens geschrieben
  • Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse sind deutlich gekennzeichnet
  • Aufgaben sind am Ende übersichtlich zusammengefasst
  • Angenehm lesbar
  • Enthält die kommenden Termine und offene Fragen fürs nächste Treffen
  • Wird schnell nach der Sitzung erstellt und verteilt; am besten am gleichen Tag per Mail
  • Alle bekommen die Protokolle, auch wenn sie nicht bei der Sitzung waren
  • Für Außenstehende einsehbar (im SV- Raum auslegen)
  • Alle lesen die Protokolle und arbeiten die darin festgesetzten Aufgaben ab
  • Zu Beginn der nächsten Sitzung wird geprüft, ob alle Aufgaben erfüllt wurden

Nachbesprechung

Nehmt euch Zeit, euch nach der Sitzung noch einmal hinzusetzen, um die Sitzung auszuwerten. Nehmt euch das Feedback vor, und klärt:

  • Was ist gut gelaufen?
  • Was war nicht so gut?
  • Worauf müssen wir achten?


Bei der Nachbesprechung könnt ihr die nächste Sitzung gleich vorbereiten.

Broschüre