Deutscher Gewerkschaftsbund

Projektmanagement

Methodische Grundlagen für die SV-Arbeit

Hier wollen wir einige methodische Grundlagen bei der Durchführung von Projekten erläutern. Projekte können sehr unterschiedliche Dinge - etwa eine Zeitung, ein Kongress, eine Podiumsdiskussion, ein Seminar oder auch eine Kampagne - sein. Mit der Durchführung eines Projektes versucht man, in einem festgelegten Zeitraum bestimmte Ziele zu erreichen. Der Ablauf eines Projekts lässt sich meist in fünf große Phasen einteilen, die wir hier nur knapp erläutern können. Die Phasen bauen aufeinander auf, je besser eine Phase absolviert wurde, desto leichter kann die folgende gelingen. Der Erfolg eines Projektes hängt also von allen Phasen ab.
 
In jeder dieser fünf Phasen steht ein anderer Aspekt des Projektes im Vordergrund:
Ideen, Planung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung

Die Ideenphase

In dieser ersten Phase eines Projekts geht es darum, alle Ideen, Themen und Vorschläge zu sammeln bzw. zu entwickeln. Hier entsteht der Rahmen eurer gemeinsamen Arbeit. In der Ideenphase ist jeder Einfall, jeder Vorschlag und auch die ein oder andere Spinnerei nicht nur erlaubt, sondern gewollt. Innovatives Arbeiten lebt davon, dass neue Denk- und Handlungsansätze eine Chance erhalten und nicht gleich im Papierkorb verschwinden. Am besten macht ihr hierzu einfach ein visualisiertes Brainstorming. Wichtig ist, dass ihr erst einmal nur Vorschläge sammelt, diese aber noch nicht diskutiert. Wenn ihr alles gesammelt habt, könnt ihr z.B. mit Punkten oder in einer kurzen Diskussion eure Prioritäten festlegen, d.h. herausfinden, was eurem Team wichtig genug ist, auch umgesetzt zu werden. Alternativ bietet sich für diese Phase auch die Methode der Zukunftswerkstatt an.

Die Planungsphase

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Hier reifen eure Ideen zu konkreten Bildern. Ihr legt fest, welche Ziele euer Projekt haben soll, was ihr zu deren Erreichung tun wollt und was das konkret für wen an Arbeit bedeutet. Wichtig ist, dass ihr in jedem Falle mit der Zielsetzung beginnt, denn nur so erhalten alle im Team eine Vorstellung davon, was überhaupt erreicht werden soll. Es hat sich gezeigt, dass dies am besten gelingt, wenn ihr eure Ziele S.M.A.R.T formuliert. Habt ihr erst einmal eure Ziele gemeinsam gefunden, liegt der schwerste Teil der Planungsphase bereits hinter euch. Ihr solltet sie euch auch im weiteren Verlauf des Projekt immer wieder vor Augen führen, sie sind der Kern eures Projekts. Jetzt erst wird es Zeit, sich zu überlegen mit welchen Maßnahmen ihr eure Ziele erreichen wollt. Dabei lohnt es sich oft, noch einmal auf eure Ideensammlung zurück zu greifen. Stellt euch bildlich vor, wie euer Produkt (Zeitung, Seminar, Kampagne...) aus der Sicht der Zielgruppe erscheint. Könnt ihr mit dem, was ihr vorhabt, eure Ziele erreichen? Versucht, ein sehr konkretes Bild von eurem Produkt zu bekommen, um während des Projekts auf eine gemeinsame Vision aufbauen zu können und Missverständnissen vorzubeugen. Entwickelt z.B. gemeinsam einen Ablaufplan.

Nun könnt ihr euch überlegen, was ihr vorbereiten müsst, damit euer Produkt entstehen kann. Welche Absprachen müssen getroffen werden?

Welche Besorgungen stehen an? usw. Mit einem Brainstorming (u.U. als Kartenabfrage) könnt ihr auch hier erst einmal alles Wichtige sammeln. Anschließend fast ihr eng zusammenhängende Aufgaben zu Paketen zusammen, und bringt die so geschnürten Arbeitspakete in einem Gant-Diagramm oder Maßnahmenplan unter. In diesen solltet ihr nun so genannte Meilensteine festlegen. Die Nachbereitung des Projekts sollte bereits hier mitgeplant werden. Schließlich legt ihr noch die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Pakete und die Gesamtverantwortung für das Projekt fest. Hier noch einmal die wichtigsten Fragen der Planungsphase in ihrer Reihenfolge:

  • Welche Ziele wollen wir erreichen?
  • Was wollen wir dafür tun?
  • Wie wollen wir das umsetzen?
  • Was muss dafür wann Geschehen?
  • Wer übernimmt für was die Verantwortung?

Die Vorbereitungsphase

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Mit einer guten Planung und Vorbereitung steht oder fällt ein Projekt. Und auch eine noch so gute Planung ist nichts wert, wenn deren Umsetzung nicht funktioniert. Deshalb ist es in der Vorbereitungsphase extrem wichtig, am Ball zu bleiben und die aus der Planung anstehenden Arbeiten zu erledigen. Nur so können böse Überraschungen in der Durchführungsphase und damit unnötiger Stress vermieden werden. Da sich die Vorbereitungsphase meist über längere Zeiträume erstreckt, ist es manchmal schwer, den Überblick zu behalten, unvorhergesehene Probleme werden auftreten und zu lösen sein. Hier kommt der Hauptverantwortlichen eine wichtige Rolle zu. Es gilt, die Verantwortlichen für die einzelnen Arbeitspakete zu fragen, wie gut sie vorankommen und sie, wenn nötig, zu unterstützen, bei Konflikten zwischen Teammitgliedern zu vermitteln ( siehe Moderation) und ständig einen Gesamtüberblick über das Projekt zu haben. Hierfür ist es hilfreich, wenn man auf ein Gant-Diagramm aus der Planungsphase zurückgreifen kann. Aber auch alle anderen Teammitglieder brauchen ab und zu einen Gesamtüberblick. So lohnt es sich, sich regelmäßig zu treffen und gegenseitig zu informieren. Auch für ein kurzes Feedback sollte bei solchen Treffen immer Zeit sein. Wie oft und lange man sich trifft, hängt stark vom Umfang des Projekts ab. Zusätzlich zu diesen Teamtreffen ist es geradezu unumgänglich sich zu den vereinbarten Meilenstein mit dem gesamten Team zusammen zu finden, um z.B. notwendige Veränderungen am Projekt vor zu nehmen.

Die Durchführungsphase

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Jetzt beginnt die wirklich heiße Phase eures Projekts: Es geht an die Durchführung. Jetzt ziehen alle, die vor kurzem noch eher parallel zueinander gearbeitet haben, wieder an einem Strang. Eine gewissenhafte Vorbereitung trägt nun ihre Früchte. Dennoch ist diese Phase die anstrengendste aller Phasen, weil plötzlich Probleme auftreten, die auch eine noch so gute Planung nicht verhindern kann. Davon solltet ihr euch aber nicht frustrieren lassen, denn auch hier helfen klare Verantwortlichkeiten. Wenn euer gesamtes Team und alle Helferinnen und Helfer genau wissen, warum sie für etwas sorgen sollen, können spontan die richtigen Entscheidungen getroffen werden. Auch ein klarer Arbeits- bzw. Aufgabenplan und ein gutes Briefing für alle Beteiligten können Wunder bewirken. So solltet ihr schon vorher versuchen, abzuschätzen, wer wie viel zu tun haben wird, und Arbeit gerecht und sinnvoll verteilen. Nichts ist frustrierender für einzelne, als wenn sie von einer Veranstaltung nichts mitbekommen, weil sie etwa von 6:00 Uhr morgens bis 4:00 Uhr abends eine Tageskasse betreuen müssen. Schafft insbesondere bei Events für alle aus dem Team genügend Freiräume. Die Durchführungsphase ist für die Beteiligten meist der prägendste Teil des Projekts, über den ihr auch noch Jahre später reden werdet, also belastet euch nicht unnötig mit den Folgen schlechter Planung und Vorbereitung. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass ihr euch als Team bewusst ein gemeinsames Highlight (z.B. eine Party) schafft. Auch eine gute Nachbereitung beginnt schon während der Durchführung. So solltet ihr in jedem Fall den Teilnehmern bzw. der Zielgruppe die Möglichkeit zu einem Feedback geben.

Die Nachbereitungsphase

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Ein Projekt ist wertlos, wenn es nichts verändert. Dabei sind sowohl Veränderungen für die Beteiligten, die Leserin oder Teilnehmer, als auch eine Sensibilisierung der Gesellschaft oder eine größere Akzeptanz eurer Arbeit bei den Schülerinnen und Schülern relevant. Was ihr letztlich verändern wollt, habt ihr schon in euren Zielen festgelegt. Aber habt ihr das auch wirklich erreicht?

Dieser Frage solltet ihr mit Hilfe einer Evaluation nachgehen, die auch das Feedback der Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit einbezieht. Die entstandenen Ergebnisse eures Projektes wie Erklärungen, Diskussionsergebnisse, Forderungen, Ideen und Bilder solltet ihr in jedem Falle ausführlich dokumentieren. Sie eignen sich vorzüglich für eure Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für euren Internetauftritt. Darüber hinaus ist es auch für die Teilnehmer eures Projektes wichtig, diese Dokumentation zu erhalten, um zu sehen, dass ihre Mühe nicht umsonst war, und auch sie selbst gut damit weiterarbeiten können

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